Przy ustalaniu emerytury ZUS sprawdza nie tylko lata przepracowane na etacie. Znaczenie mogą mieć również okresy prowadzenia działalności, pobierania zasiłku dla bezrobotnych, choroby, studiów albo opieki nad dzieckiem. Nie wszystkie są jednak liczone w taki sam sposób. Okresy składkowe mają większą wagę niż nieskładkowe, a w nowym systemie emerytalnym coraz większe znaczenie ma nie sam staż, lecz wartość składek zapisanych na koncie ubezpieczonego.

Czym są okresy składkowe?

Okresy składkowe to przede wszystkim czas, w którym dana osoba podlegała ubezpieczeniom społecznym i były za nią opłacane składki. Najczęstszym przykładem jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

Do okresów składkowych może zostać zaliczona również praca na umowie zlecenia, jeżeli zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Sam fakt podpisania umowy nie wystarczy. Znaczenie ma to, czy powstał obowiązek ubezpieczenia i czy składki zostały prawidłowo rozliczone.

Okresem składkowym jest także prowadzenie działalności gospodarczej, ale tylko za miesiące, za które przedsiębiorca opłacił należne składki. Jeżeli powstała zaległość, ZUS może nie uwzględnić takiego okresu przy ustalaniu prawa do świadczenia.

Do okresów składkowych zaliczane są również między innymi okresy pobierania zasiłku macierzyńskiego, zasadniczej służby wojskowej oraz pobierania zasiłku dla bezrobotnych, gdy przepisy przewidywały opłacanie składek lub zaliczenie danego okresu do stażu.

Czym są okresy nieskładkowe?

Okresy nieskładkowe to czas, w którym składki na ubezpieczenia społeczne nie były opłacane, ale przepisy pozwalają uwzględnić go przy ustalaniu stażu emerytalnego lub wysokości świadczenia.

Najczęściej są to okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego. Do tej grupy mogą należeć również ukończone studia wyższe, urlopy wychowawcze przypadające na określone lata oraz opieka nad dzieckiem lub osobą wymagającą stałej pomocy.

Okres nieskładkowy nie jest tym samym co zwykła przerwa w zatrudnieniu. Jeżeli ktoś przez rok nie pracował, nie był zarejestrowany jako bezrobotny z prawem do świadczenia i nie znajdował się w żadnej sytuacji wskazanej w ustawie, tego roku ZUS zasadniczo nie zaliczy do stażu.

Nie każdy urlop bezpłatny jest również okresem nieskładkowym. Zwykły urlop udzielony pracownikowi na jego wniosek najczęściej tworzy przerwę, która nie zwiększa stażu emerytalnego.

Czy okresy składkowe i nieskładkowe wpływają na każdą emeryturę tak samo?

Wpływ stażu zależy przede wszystkim od tego, według jakich zasad obliczana jest emerytura. W starym systemie liczba lat składkowych i nieskładkowych bezpośrednio wpływała na wysokość świadczenia.

Za każdy rok okresów składkowych do części stażowej emerytury przyjmowano 1,3 procent podstawy wymiaru. Za każdy rok okresów nieskładkowych przyjmowano 0,7 procent podstawy. Rok pracy zwiększał więc świadczenie mocniej niż rok studiów albo pobierania zasiłku chorobowego.

W nowym systemie, obejmującym większość osób urodzonych po 31 grudnia 1948 roku, emerytura jest obliczana inaczej. ZUS sumuje zwaloryzowane składki, kapitał początkowy i środki zapisane na subkoncie, a następnie dzieli wynik przez średnie dalsze trwanie życia.

W tym systemie sam dodatkowy rok stażu nie tworzy określonej procentowej podwyżki. Największe znaczenie ma wysokość składek zapisanych na koncie. Okresy sprzed 1999 roku nadal są jednak ważne, ponieważ wpływają na kapitał początkowy w ZUS.

Staż nie zawsze decyduje o prawie do emerytury

Osoba objęta nowym systemem może otrzymać emeryturę po osiągnięciu powszechnego wieku emerytalnego nawet wtedy, gdy jej staż jest bardzo krótki. Warunkiem jest posiadanie na koncie ZUS składki emerytalnej zapisanej przynajmniej za jeden okres ubezpieczenia.

Krótki staż może jednak oznaczać bardzo niskie świadczenie. ZUS podzieli niewielki zgromadzony kapitał przez prognozowaną liczbę miesięcy pobierania emerytury. Wynik może być znacznie niższy od ustawowej emerytury minimalnej.

Aby świadczenie zostało podwyższone do najniższej emerytury, kobieta musi wykazać co najmniej 20 lat okresów uwzględnianych przez ZUS, a mężczyzna co najmniej 25 lat. Właśnie przy ustalaniu tego stażu szczególnie istotne stają się okresy składkowe i nieskładkowe.

Brak wymaganego stażu nie oznacza odmowy przyznania emerytury w nowym systemie. Oznacza natomiast, że ZUS nie zagwarantuje jej podwyższenia do najniższej ustawowej kwoty.

Na czym polega ograniczenie okresów nieskładkowych do jednej trzeciej?

ZUS uwzględnia okresy nieskładkowe tylko w wymiarze nieprzekraczającym jednej trzeciej udowodnionych okresów składkowych. Ograniczenie ma zapobiegać sytuacji, w której większość stażu emerytalnego składałaby się z okresów, za które nie opłacano składek.

Jeżeli ktoś udokumentował 18 lat okresów składkowych, ZUS może uwzględnić najwyżej 6 lat okresów nieskładkowych. Nawet jeżeli faktycznie zgromadził ich 8 lat, pozostałe 2 lata nie zostaną wykorzystane przy obliczaniu stażu w zakresie objętym ograniczeniem.

Osoba mająca 24 lata okresów składkowych może wykorzystać maksymalnie 8 lat nieskładkowych. Przy 30 latach składkowych limit wzrasta do 10 lat.

Ograniczenie nie oznacza, że ZUS wybiera przypadkowe okresy i usuwa resztę dokumentacji. Wszystkie okresy mogą znajdować się w aktach, ale do konkretnego obliczenia zostanie przyjęta tylko dopuszczalna część.

Zasada jednej trzeciej ma znaczenie przy ustalaniu prawa do emerytur obliczanych na starych zasadach, prawa do niektórych wcześniejszych świadczeń, wysokości części stażowej oraz stażu potrzebnego do gwarancji najniższej emerytury.

Czy studia wyższe liczą się do emerytury?

Ukończone studia wyższe mogą być zaliczone jako okres nieskładkowy. ZUS uwzględnia naukę na jednym kierunku w programowym wymiarze studiów.

Jeżeli program jednolitych studiów magisterskich trwał pięć lat i absolwent je ukończył, może wykazać do pięciu lat okresu nieskładkowego. Nie ma znaczenia, że faktyczna nauka trwała dłużej z powodu powtarzania roku albo przerwy. ZUS bierze pod uwagę programowy czas studiów.

Samo rozpoczęcie studiów nie wystarczy. Nauka musi zostać ukończona. ZUS może poprosić o dyplom albo zaświadczenie uczelni potwierdzające daty rozpoczęcia i zakończenia oraz programowy wymiar kształcenia.

Okres studiów nadal podlega ograniczeniu do jednej trzeciej okresów składkowych. Osoba mająca pięcioletnie studia i tylko sześć lat pracy wykorzysta więc w danym obliczeniu najwyżej dwa lata okresów nieskładkowych.

Jeżeli student w czasie nauki jednocześnie pracował i podlegał ubezpieczeniom, tego samego przedziału czasu nie można policzyć podwójnie. Korzystniejszy jest wtedy okres składkowy związany z zatrudnieniem.

Jak ZUS traktuje zwolnienie lekarskie?

Czas pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego jest zwykle okresem nieskładkowym. Nie znika więc całkowicie ze stażu, ale ma mniejszą wagę niż okres zwykłego zatrudnienia.

W starym sposobie obliczania emerytury rok choroby zwiększał część stażową o 0,7 procent podstawy wymiaru, podczas gdy rok składkowy dawał 1,3 procent.

W nowym systemie ważne jest także to, że za czas pobierania zwykłego zasiłku chorobowego nie jest zapisywana na koncie taka sama składka emerytalna jak za miesiąc normalnej pracy. Dłuższe okresy niezdolności mogą więc pośrednio obniżyć przyszłą emeryturę, ponieważ w tym czasie kapitał rośnie wolniej.

Nie oznacza to, że pracownik powinien rezygnować z L4 w obawie o świadczenie. Różnica jest jednym z technicznych skutków sposobu finansowania systemu. Zasady wypłaty świadczenia w trakcie kończenia zatrudnienia opisuje artykuł L4 w okresie wypowiedzenia.

Czy urlop wychowawczy obniża emeryturę?

Sposób rozliczenia opieki nad dzieckiem zależy od okresu, w którym była sprawowana, oraz od przepisów obowiązujących w tym czasie. Starsze urlopy wychowawcze i przerwy w pracy z powodu opieki są zaliczane do okresów nieskładkowych.

Przy obliczaniu kapitału początkowego okresy opieki nad dzieckiem traktowane są korzystniej niż większość pozostałych okresów nieskładkowych. ZUS stosuje do nich wskaźnik 1,3 procent podstawy wymiaru za każdy rok, czyli taki jak dla okresów składkowych.

W przypadku nowszych urlopów wychowawczych składki emerytalne i rentowe mogą być finansowane z budżetu państwa. Na koncie ubezpieczonego pojawia się wtedy kapitał, choć jego wysokość może być niższa niż w przypadku kontynuowania pracy z wysokim wynagrodzeniem.

Okresy opieki mają również ustawowe limity. ZUS nie zalicza automatycznie całego czasu pozostawania poza zatrudnieniem od narodzin dziecka do jego pełnoletności.

Czy urlop macierzyński jest okresem składkowym?

Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego jest traktowany inaczej niż zwykła choroba. Składki emerytalne i rentowe są finansowane ze środków publicznych i zapisywane na koncie ubezpieczonego.

Z punktu widzenia nowego systemu oznacza to, że czas opieki związanej z pobieraniem zasiłku macierzyńskiego nie jest pustą przerwą na koncie emerytalnym. Wysokość zapisanej składki zależy od podstawy zasiłku oraz obowiązujących zasad.

Nie należy więc wrzucać do jednej kategorii urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego i zwykłej przerwy w zatrudnieniu. Każdy z tych okresów może być inaczej rozliczany.

Czy bezrobocie liczy się do emerytury?

Sam brak pracy nie jest okresem składkowym ani nieskładkowym. Znaczenie ma to, czy bezrobotny był zarejestrowany i otrzymywał świadczenie, z którym przepisy wiązały opłacanie składek.

Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych jest uwzględniany jako okres składkowy. Może więc zwiększyć staż potrzebny do najniższej emerytury i zostać uwzględniony przy obliczaniu świadczeń zależnych od stażu.

Rejestracja bez prawa do zasiłku zazwyczaj nie tworzy okresu emerytalnego. Urząd pracy może zapewniać ubezpieczenie zdrowotne, ale nie oznacza to automatycznego odprowadzania składki emerytalnej.

Osoba, która przez kilka lat pozostawała zarejestrowana bez prawa do zasiłku, nie powinna zakładać, że cały ten czas znajdzie się w stażu emerytalnym.

Czy umowa zlecenia zawsze zwiększa staż?

Umowa zlecenia jest okresem składkowym tylko wtedy, gdy z jej tytułu powstał obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Zleceniobiorca może nie podlegać tym ubezpieczeniom, jeżeli ma inny tytuł zapewniający odpowiednią podstawę składek albo spełnia warunki zwolnienia dotyczącego studentów.

Student przed ukończeniem 26. roku życia wykonujący zlecenie zazwyczaj nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym. Wynagrodzenie nie zwiększa więc jego konta emerytalnego i nie tworzy okresu składkowego.

Po ukończeniu 26 lat albo utracie statusu studenta sytuacja może się zmienić. Zleceniodawca powinien zgłosić wykonawcę do odpowiednich ubezpieczeń, jeżeli nie występuje inna podstawa wyłączenia.

Informacje o zgłoszeniu i składkach można sprawdzić na swoim koncie eZUS. Warto robić to na bieżąco, ponieważ po kilkunastu latach udowodnienie nieprawidłowo rozliczanej umowy bywa znacznie trudniejsze.

Działalność gospodarcza a brak opłaconych składek

Przedsiębiorca jest odpowiedzialny za rozliczenie własnych ubezpieczeń. Jeżeli nie opłaca składek emerytalnych i rentowych, sam fakt wpisania działalności do CEIDG nie wystarczy do zaliczenia całego okresu.

ZUS może pominąć miesiące, za które przedsiębiorca miał obowiązek opłacania składek, ale tego nie zrobił. Zaległość wpływa więc nie tylko na bieżące rozliczenia, lecz także na przyszłe uprawnienia emerytalne.

Inaczej może wyglądać sytuacja osoby korzystającej z ulgi na start. W okresie tej ulgi przedsiębiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z działalności i nie odprowadza składki emerytalnej. Sześć miesięcy ulgi nie buduje zatem kapitału emerytalnego z tego tytułu.

Preferencyjna wysokość składek również ma długoterminowe konsekwencje. Okres zostanie zapisany na koncie, ale niższa podstawa oznacza mniejszy kapitał niż przy opłacaniu składek od wyższej kwoty.

Czy praca za granicą może zostać uwzględniona?

Okresy pracy w państwach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą zostać uwzględnione przy ustalaniu prawa do świadczenia zgodnie z zasadami koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Podobne rozwiązania mogą wynikać z umów zawartych przez Polskę z innymi państwami. Nie oznacza to jednak, że zagraniczne składki są po prostu przepisywane na polskie konto ZUS.

Każde państwo może obliczyć i wypłacać swoją część emerytury za okresy ubezpieczenia przebyte w jego systemie. Zagraniczny staż pomaga niekiedy spełnić warunek potrzebny do uzyskania prawa do świadczenia, ale wysokość wypłat jest ustalana według reguł poszczególnych krajów.

Pracy w państwie, z którym Polska nie jest związana odpowiednimi przepisami, ZUS nie zawsze będzie mógł wykorzystać w taki sam sposób.

Jak udokumentować okresy składkowe i nieskładkowe?

Współczesne okresy zatrudnienia i składki powinny być zapisane na indywidualnym koncie w ZUS. Mimo to warto przechowywać umowy, świadectwa pracy oraz dokumenty potwierdzające okres ubezpieczenia.

Znacznie większy problem dotyczy lat sprzed 1999 roku, kiedy ZUS nie prowadził indywidualnych kont w obecnej formie. Okresy zatrudnienia można potwierdzić między innymi świadectwem pracy, zaświadczeniem pracodawcy, legitymacją ubezpieczeniową lub dokumentami pochodzącymi z archiwum.

Do potwierdzenia wysokości dawnych zarobków służy przede wszystkim zaświadczenie ERP-7 albo zachowana dokumentacja płacowa. Samo świadectwo pracy pokazuje, że zatrudnienie istniało, ale nie zawsze zawiera dane potrzebne do odtworzenia wynagrodzenia.

Studia potwierdza dyplom lub zaświadczenie uczelni wskazujące ich programowy wymiar. Okresy choroby i pobierania świadczeń mogą zostać potwierdzone przez ZUS albo dawnego pracodawcę, a zasiłek dla bezrobotnych przez urząd pracy.

Przy składaniu wniosku o emeryturę wykorzystuje się formularz ERP-6, w którym ubezpieczony przedstawia informacje o przebytych okresach składkowych i nieskładkowych.

Co zrobić, gdy dawny zakład pracy już nie istnieje?

Likwidacja firmy nie oznacza, że dokumentacja pracownicza została automatycznie zniszczona. Akta mogły trafić do następcy prawnego, archiwum państwowego, prywatnego przechowawcy albo organu założycielskiego dawnego przedsiębiorstwa.

Poszukiwania warto rozpocząć od bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy prowadzonej przez ZUS oraz od właściwego archiwum państwowego. Pomocne mogą być również dokumenty przechowywane przez pracownika, takie jak stare angaże, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej, odcinki wypłat i umowy.

Jeżeli nie da się odnaleźć pełnej dokumentacji, niektóre okoliczności mogą zostać ustalone przy użyciu innych dowodów, a ostatecznie również w postępowaniu sądowym. Zeznania świadków nie zastąpią jednak w każdej sytuacji dokumentów potwierdzających wysokość zarobków.

Im wcześniej rozpocznie się kompletowanie akt, tym większa szansa na odnalezienie potrzebnych materiałów przed likwidacją kolejnych archiwów lub śmiercią osób mogących potwierdzić zatrudnienie.

Czy można uzupełnić staż już po przyznaniu emerytury?

Odnalezienie nowego świadectwa pracy, dokumentacji płacowej albo zaświadczenia z uczelni może uzasadniać ponowne ustalenie kapitału początkowego lub przeliczenie świadczenia.

ZUS nie musi wiedzieć o wszystkich dawnych okresach, jeżeli ubezpieczony nie przedstawił dokumentów, a informacje nie znajdowały się w jego aktach. Decyzja emerytalna opiera się na materiale dostępnym podczas jej wydawania.

Po uzyskaniu nowych dowodów można złożyć wniosek o ponowne przeliczenie emerytury. Warto dokładnie wskazać, którego okresu dotyczy dokument i dlaczego nie został uwzględniony wcześniej.

Nowy okres nie zawsze podwyższy miesięczną wypłatę. Może już mieścić się w dokumentacji, podlegać ograniczeniu jednej trzeciej albo nie wpływać na kapitał obliczony według nowych zasad. Mimo to przedstawienie dokumentów jest szczególnie ważne, gdy brakuje niewielkiej liczby miesięcy do stażu gwarantującego najniższą emeryturę.