Zaległy urlop to temat, który regularnie wraca na początku każdego roku, gdy pracownicy zastanawiają się, ile dni wolnych im jeszcze przysługuje i czy nie stracą ich po pewnym terminie. Choć prawo do wypoczynku jest zagwarantowane w Kodeksie pracy, jego niewłaściwe wykorzystanie może sprawić, że część urlopu przepadnie lub pracodawca nakaże Ci wykorzystać go w określonym czasie. Warto więc wiedzieć dokładnie, do kiedy musisz wykorzystać zaległy urlop i jakie konsekwencje ma jego niewykorzystanie.
Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?
Zaległy urlop wypoczynkowy to część urlopu, której nie wykorzystałeś w danym roku kalendarzowym, mimo że przysługiwało Ci do tego prawo. Kodeks pracy w art. 168 jasno stanowi, że pracodawca powinien udzielić niewykorzystanego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że jeśli nie wziąłeś wszystkich dni wolnych w 2024 roku, masz czas do 30 września 2025 roku, by je wykorzystać. Po tej dacie pracodawca może nakazać Ci wykorzystanie zaległego urlopu, nawet bez Twojej zgody.
Zgodnie z przepisami, urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym można przenieść tylko raz i tylko w wyjątkowych sytuacjach – np. gdy z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego lub innych usprawiedliwionych nieobecności nie mogłeś z niego skorzystać. Jeśli jednak po prostu odkładałeś wolne „na później”, to nie jest wystarczający powód, by przedłużać termin jego wykorzystania.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Najważniejsza zasada brzmi: zaległy urlop należy wykorzystać do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten termin wynika wprost z art. 168 Kodeksu pracy. Jeśli więc w 2024 roku miałeś prawo do 26 dni urlopu, a wykorzystałeś tylko 15, to pozostałe 11 dni możesz odebrać najpóźniej do końca września 2025 roku.
Po tym terminie urlop nie przepada automatycznie, ale pracodawca może skierować Cię na przymusowe wolne. W 2022 roku Sąd Najwyższy potwierdził, że jeśli pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin jego wykorzystania, nawet bez Twojej zgody (sygn. akt I PSKP 59/21).
Prawo nie przewiduje sankcji dla pracodawcy, który nie dopilnuje udzielenia urlopu do 30 września, ale może ponieść odpowiedzialność w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dla Ciebie z kolei oznacza to, że jeśli urlopu nie wykorzystasz, możesz go utracić po upływie okresu przedawnienia, który wynosi 3 lata od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).
Czy pracodawca może wysłać Cię na zaległy urlop?
Tak, jeśli nie wykorzystasz przysługującego Ci urlopu w odpowiednim czasie, pracodawca ma prawo jednostronnie zdecydować, kiedy pójdziesz na wolne. Wynika to z orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz przepisów, które mają na celu ochronę Twojego prawa do odpoczynku. Celem urlopu nie jest jego „odkładanie” czy zamienianie na ekwiwalent, lecz regeneracja sił pracownika.
W praktyce oznacza to, że jeśli zbliża się koniec września, a Ty nadal nie zaplanowałeś wolnego, przełożony może narzucić Ci konkretne terminy. Nie możesz odmówić, ponieważ takie działanie byłoby traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Co więcej, nawet jeśli firma ma wzmożony okres pracy, nie jest to wystarczający powód, by całkowicie zrezygnować z urlopu – prawo wymaga jego udzielenia.
Co z ekwiwalentem za zaległy urlop?
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje tylko w jednym przypadku – gdy rozwiązuje się lub wygasa stosunek pracy. Oznacza to, że jeśli odejdziesz z firmy, a na dzień zakończenia zatrudnienia masz jeszcze zaległy urlop, pracodawca musi wypłacić Ci ekwiwalent. Wysokość tej kwoty oblicza się zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r.
Jeśli jednak nadal pracujesz, nie możesz żądać ekwiwalentu zamiast dni wolnych – nawet jeśli wolisz pieniądze. Ustawodawca chroni w ten sposób Twoje prawo do odpoczynku, dlatego urlop powinien być wykorzystany w naturze, czyli faktycznie w formie wolnego czasu.
Co się dzieje, jeśli nie wykorzystasz zaległego urlopu?
Jeśli nie wykorzystasz urlopu w terminie, a pracodawca również nie dopilnuje tej kwestii, nie tracisz go od razu. Przedawnienie roszczenia o udzielenie urlopu lub o wypłatę ekwiwalentu następuje po 3 latach od dnia, w którym urlop stał się wymagalny. W praktyce oznacza to, że jeśli nie wykorzystasz dni wolnych za 2022 rok do końca września 2023 roku, możesz je jeszcze odebrać do końca września 2026 roku – o ile wcześniej nie rozwiążesz umowy o pracę.
Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli formalnie urlop się nie przedawnił, pracodawca może żądać jego natychmiastowego wykorzystania, a Ty nie masz prawa odmówić. W przypadku kontroli PIP firma może zostać ukarana mandatem w wysokości od 1 000 do 30 000 zł za niewywiązywanie się z obowiązku udzielania urlopów pracownikom.
Doświadczona content writerka, od 5 lat pisze teksty na różne tematy. W wolnych chwilach zajmuje się domem, a w szczególności dwoma psami.
