Nowe przepisy mają ograniczyć rekrutacje, w których kandydat poznaje wysokość wynagrodzenia dopiero po kilku rozmowach. Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca musi z odpowiednim wyprzedzeniem przekazać informację o początkowej stawce albo przedziale wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że widełki muszą znaleźć się w każdym publicznym ogłoszeniu. Firma może podać je dopiero przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli wcześniej nie umieściła takiej informacji w ofercie.

Na czym polega jawność wynagrodzeń podczas rekrutacji?

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie powinna otrzymać informację o początkowej wysokości wynagrodzenia albo jego przedziale. Podana kwota musi zostać ustalona na podstawie obiektywnych kryteriów, które nie dyskryminują kandydatów ze względu na płeć.

Pracodawca powinien również przekazać odpowiednie informacje wynikające z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeżeli takie dokumenty obowiązują w firmie. Kandydat ma dzięki temu wiedzieć, na jakich zasadach ustalana będzie jego pensja i jakie wewnętrzne regulacje wpływają na ofertę.

Celem zmian jest umożliwienie świadomych negocjacji. Kandydat nie powinien dopiero przy podpisywaniu umowy dowiadywać się, że budżet firmy jest znacznie niższy od jego oczekiwań.

Czy wynagrodzenie musi znaleźć się w każdym ogłoszeniu?

Nie. To najczęściej powtarzane uproszczenie dotyczące nowych przepisów. Kodeks pracy przewiduje kilka momentów, w których firma może przekazać informację o wynagrodzeniu.

Najbardziej przejrzystym rozwiązaniem jest umieszczenie kwoty albo widełek bezpośrednio w ogłoszeniu. Jeżeli pracodawca tego nie zrobi, musi przekazać informację przed rozmową kwalifikacyjną. Gdy nie opublikowano ogłoszenia i nie przeprowadza się rozmowy, kandydat powinien poznać warunki przed nawiązaniem stosunku pracy.

Firma nie może więc ukrywać budżetu aż do momentu, w którym kandydat podjął już decyzję i otrzymał umowę do podpisu. Informacja ma zostać przekazana z wyprzedzeniem pozwalającym na zapoznanie się z nią i przeprowadzenie przejrzystych negocjacji.

Jak powinny wyglądać widełki wynagrodzenia?

Przepisy nie określają maksymalnej dopuszczalnej różnicy między dolną a górną granicą wynagrodzenia. Nie ma więc zasady, zgodnie z którą widełki mogą obejmować najwyżej 1000, 3000 albo 5000 zł.

Przedział powinien jednak wynikać z obiektywnych kryteriów. Firma może różnicować stawkę ze względu na doświadczenie, kwalifikacje, poziom samodzielności, odpowiedzialność, znajomość języków albo zakres powierzonych obowiązków.

Widełki od 5000 do 20 000 zł nie stają się automatycznie nielegalne, ale pracodawca powinien potrafić wyjaśnić, dlaczego tak szeroki przedział odpowiada jednemu stanowisku. Jeżeli zakres ma jedynie formalnie spełnić obowiązek informacyjny, a w praktyce wszyscy kandydaci otrzymują najniższą kwotę, trudno mówić o rzeczywiście przejrzystych negocjacjach.

W ofercie warto wskazać również, czy podane kwoty dotyczą miesięcznego wynagrodzenia brutto, stawki godzinowej czy wynagrodzenia za inny okres. Sam zapis „od 6000 do 9000 zł” może prowadzić do niepotrzebnych nieporozumień.

Czy pracodawca musi podać wynagrodzenie brutto czy netto?

Kodeks pracy nie narzuca jednego technicznego sposobu zapisywania widełek. Przy umowie o pracę wynagrodzenie najczęściej podaje się jednak w kwocie brutto, ponieważ wysokość wypłaty netto zależy od indywidualnej sytuacji podatkowej pracownika.

Na pensję netto wpływają między innymi sposób stosowania kwoty zmniejszającej podatek, udział w PPK, koszty uzyskania przychodów, ulgi podatkowe oraz potrącenia. Dwie osoby zatrudnione za tę samą kwotę brutto mogą więc otrzymać różne wypłaty.

Ogłoszenie powinno jednoznacznie wskazywać, że przedział dotyczy kwoty brutto. Przy wynagrodzeniu godzinowym trzeba dodatkowo określić stawkę oraz rodzaj umowy. Oferowana pensja na pełnym etacie nie może być niższa od obowiązującej płacy minimalnej.

Czy widełki obejmują premie, prowizje i dodatki?

Pojęcie wynagrodzenia w przepisach o równym traktowaniu jest szersze niż sama pensja zasadnicza. Obejmuje składniki wynagrodzenia oraz inne świadczenia związane z pracą, niezależnie od ich nazwy i formy.

Jeżeli istotną część wypłaty stanowi prowizja, premia regulaminowa albo stały dodatek, kandydat powinien otrzymać informacje pozwalające realnie ocenić ofertę. Podanie wyłącznie kwoty „do 15 000 zł” bez informacji, że gwarantowana podstawa wynosi 5000 zł, nie zapewnia przejrzystości.

Wynagrodzenie zmienne można opisać osobno. Firma może podać wysokość podstawy, możliwą premię oraz kryteria jej przyznawania. Nie musi zagwarantować wypłaty uzależnionej od wyników, ale powinna jasno odróżnić kwoty pewne od potencjalnych.

Podobnie należy traktować dodatki za pracę zmianową, dyżury, pracę w nocy albo pełnienie określonej funkcji. Kandydat powinien wiedzieć, czy mieszczą się one w podanych widełkach, czy będą naliczane dodatkowo.

Zakaz pytania o wcześniejsze zarobki

Pracodawca nie może żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym w obecnym ani poprzednich miejscach pracy. Firma może pytać o przebieg zatrudnienia, wykonywane obowiązki i zdobyte doświadczenie, ale nie o wysokość dawnych wypłat.

Zakaz ma zapobiegać przenoszeniu wcześniejszych nierówności do kolejnego miejsca pracy. Gdy pracodawca uzależnia ofertę od poprzedniej pensji, osoba wcześniej niedopłacana może przez wiele lat otrzymywać niższe propozycje mimo porównywalnych kompetencji.

Kandydat nie musi przedstawiać pasków wynagrodzeń, zaświadczeń o pensji ani informacji z poprzedniej umowy. Nie powinien być również zmuszany do podania obecnych zarobków w formularzu rekrutacyjnym.

Pracodawca nadal może zapytać o oczekiwania finansowe. Pytanie „jakiego wynagrodzenia pani oczekuje?” nie jest tym samym co pytanie „ile zarabia pani obecnie?”.

Czy kandydat może negocjować kwotę spoza przedziału?

Podanie widełek nie odbiera stronom możliwości negocjowania. Kandydat może wskazać wyższą kwotę, szczególnie gdy dysponuje kwalifikacjami lub doświadczeniem wykraczającym poza podstawowe wymagania stanowiska.

Pracodawca nie ma jednak obowiązku zaakceptowania oczekiwań przewyższających budżet. Może wyjaśnić, że górna granica jest maksymalną stawką przewidzianą dla danej roli.

Jeżeli firma proponuje wybranemu kandydatowi wynagrodzenie przekraczające ogłoszony przedział, powinna umieć uzasadnić tę decyzję obiektywnymi powodami. Mogą nimi być dodatkowe obowiązki, wyjątkowe kompetencje albo zmiana poziomu stanowiska. Swobodne ustalanie różnych stawek dla porównywalnych osób zwiększa ryzyko zarzutu nierównego traktowania.

Neutralne nazwy stanowisk i treść ogłoszeń

Nowe przepisy wymagają, aby nazwy stanowisk i ogłoszenia były neutralne pod względem płci. Proces rekrutacyjny powinien być prowadzony w sposób niedyskryminujący.

Firma nie powinna tworzyć oferty sugerującej, że szuka wyłącznie mężczyzny lub kobiety, jeżeli płeć nie jest rzeczywistym i zgodnym z prawem wymaganiem. Bezpieczne są określenia obejmujące obie formy, takie jak „specjalista/specjalistka do spraw sprzedaży”, albo neutralne sformułowania w rodzaju „osoba na stanowisko specjalisty do spraw sprzedaży”.

Ogłoszenie nie powinno również bez uzasadnienia ograniczać kandydatów ze względu na wiek, pochodzenie, niepełnosprawność, przekonania lub sytuację rodzinną. Sformułowania takie jak „młody zespół szuka młodej osoby” mogą sugerować niedozwolone preferencje.

Neutralny język nie oznacza konieczności pisania wszystkich ofert w jednym urzędowym stylu. Firma nadal może pokazywać swoją kulturę organizacyjną, pod warunkiem że treść nie zniechęca określonych grup do udziału w rekrutacji.

Czy nowe zasady dotyczą także małych firm?

Obowiązek przekazywania kandydatom informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale dotyczy pracodawców niezależnie od liczby zatrudnianych osób. Nie jest ograniczony wyłącznie do korporacji i instytucji publicznych.

Mała firma zatrudniająca kilka osób może przekazać widełki w ogłoszeniu, wiadomości e-mail albo innym elektronicznym lub papierowym dokumencie przed rozmową. Nie musi w tym celu tworzyć rozbudowanego systemu kadrowego.

Znaczenie ma rodzaj przyszłej współpracy. Przepisy Kodeksu pracy dotyczą osób ubiegających się o zatrudnienie w ramach stosunku pracy. Nie stosuje się ich bezpośrednio w taki sam sposób do propozycji współpracy B2B, umów zlecenia i umów o dzieło.

Firma publikująca jedno ogłoszenie obejmujące umowę o pracę i współpracę B2B powinna wyraźnie oddzielić warunki obu wariantów. Kwota netto na fakturze nie może być bezpośrednio porównywana z wynagrodzeniem brutto pracownika.

Czy wynagrodzenia wszystkich pracowników staną się publiczne?

Jawność wynagrodzeń nie oznacza powstania publicznej bazy pokazującej pensję każdego pracownika. Pracodawca nadal nie powinien ujawniać bez zgody konkretnej osoby jej indywidualnego wynagrodzenia.

Kandydat otrzymuje informację o stawce przewidzianej dla stanowiska, a nie listę wynagrodzeń osób już pracujących w zespole. Nowe regulacje nie pozwalają więc zażądać nazwisk współpracowników i wysokości ich wypłat.

Pracownik może rozmawiać o własnym wynagrodzeniu i ujawniać je innym osobom. Pracodawca nie powinien wykorzystywać poufności do ukrywania dyskryminacji płacowej, ale nadal musi chronić dane dotyczące konkretnych zatrudnionych.

Szersza unijna reforma zakłada dostęp pracowników do średnich poziomów wynagrodzenia dla kategorii osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Chodzi jednak o dane zbiorcze, w określonych sytuacjach dzielone według płci, a nie o indywidualne paski płacowe kolegów.

Co z pełnym wdrożeniem unijnej dyrektywy?

Zmiany obowiązujące od grudnia 2025 roku stanowią jedynie część reformy związanej z unijną dyrektywą o przejrzystości wynagrodzeń. Dyrektywa przewiduje również obowiązki dotyczące kryteriów ustalania płac, prawa pracowników do informacji oraz raportowania luki płacowej przez większych pracodawców.

Na dzień przygotowania tekstu, czyli w lipcu 2026 roku, szersze polskie regulacje nadal znajdowały się na etapie projektu oznaczonego numerem UC127. Oznacza to, że nie należy przedstawiać wszystkich rozwiązań opisanych w projekcie jako obowiązującego już prawa.

Planowane przepisy mają między innymi wymagać tworzenia struktur wynagrodzeń umożliwiających porównywanie pracy na podstawie umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy. Projekt zakłada również obowiązki sprawozdawcze dla pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób.

Zakres i terminy tych rozwiązań mogą jednak ulec zmianie przed uchwaleniem ustawy. Pracownik powinien więc odróżniać przepisy już znajdujące się w Kodeksie pracy od nadal procedowanego wdrożenia pozostałej części dyrektywy.

Co zrobić, gdy ogłoszenie nie zawiera widełek?

Brak wynagrodzenia w ogłoszeniu nie oznacza jeszcze naruszenia przepisów. Kandydat powinien otrzymać informację przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli firma nie przekazała jej wcześniej.

Najlepiej poprosić o widełki w wiadomości e-mail. Pozwala to uniknąć udziału w rozmowie dotyczącej stanowiska, którego warunki finansowe od początku nie odpowiadają kandydatowi.

Jeżeli firma odmawia podania budżetu, ale nadal oczekuje udziału w rozmowie, warto zachować korespondencję. Kandydat może zwrócić się o wyjaśnienia do Państwowej Inspekcji Pracy, szczególnie gdy rekrutacja dotyczy umowy o pracę.

Brak informacji nie powoduje automatycznie nieważności później podpisanej umowy. Może jednak stanowić naruszenie obowiązków pracodawcy, a gdy łączy się z dyskryminacją, również podstawę roszczeń związanych z nierównym traktowaniem.

Jak pracodawcy powinni przygotować ogłoszenia?

Firma powinna najpierw ustalić rzeczywisty budżet przewidziany dla stanowiska. Przedział nie powinien być wymyślany dopiero przez rekrutera po otrzymaniu pytania od kandydata.

Dolna i górna granica powinny odpowiadać poziomom doświadczenia, kwalifikacjom i odpowiedzialności. Warto również ustalić, które dodatki i premie mieszczą się w widełkach, a które są naliczane osobno.

Formularze rekrutacyjne i scenariusze rozmów należy usunąć z pytań o poprzednie zarobki. Rekruter może pytać o oczekiwania oraz argumenty przemawiające za określoną stawką, ale nie powinien wymagać ujawnienia wynagrodzenia u obecnego pracodawcy.

Ogłoszenie powinno używać neutralnej nazwy stanowiska i nie zawierać kryteriów niezwiązanych z rzeczywistymi wymaganiami pracy. Przejrzystość wynagrodzenia nie zastępuje pozostałych zasad równego traktowania.

Czy jawność wynagrodzeń poprawi sytuację kandydatów?

Najbardziej bezpośrednią korzyścią jest ograniczenie czasu traconego na rozmowy, które kończą się ofertą znacznie poniżej oczekiwań. Nawet gdy widełki nie znajdują się w samym ogłoszeniu, kandydat powinien poznać je przed spotkaniem.

Zmiany utrudniają również ustalanie nowej pensji wyłącznie na podstawie dotychczasowych zarobków. Oferta powinna wynikać z wartości stanowiska i kompetencji kandydata, a nie z tego, jak nisko wynagradzał go poprzedni pracodawca.

Same widełki nie usuną jednak wszystkich nierówności. Firma nadal może tworzyć bardzo szerokie przedziały, przyznawać uznaniowe premie albo różnie oceniać doświadczenie kandydatów. Duże znaczenie będzie mieć możliwość wykazania, że zastosowane kryteria są spójne, obiektywne i jednakowe dla wszystkich osób.

Po zawarciu umowy kandydat staje się pracownikiem objętym zwykłymi zasadami prawa pracy, w tym regułami dotyczącymi wynagrodzenia, urlopu oraz okresu wypowiedzenia umowy o pracę.